Microsoft 365 draait je bedrijf
Voor de meeste MKB-bedrijven is Microsoft 365 allang meer dan e-mail. Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive vormen samen de plek waar je klanten mailt, offertes maakt, bestanden deelt en vergadert. Valt dat weg, dan ligt je bedrijf stil.
Toch wordt Microsoft 365 vaak behandeld als een abonnement dat je één keer aanzet en daarna vergeet. Licenties kopen, accounts aanmaken, klaar. Juist daar zit het risico: een omgeving die niemand actief beheert, wordt na verloop van tijd onoverzichtelijk, duurder en onveiliger.
In deze blog lees je waarom beheer van je Microsoft 365-omgeving geen luxe is, maar een voorwaarde.
"Microsoft regelt dat toch?"
Nee, niet alles. Microsoft zorgt dat de dienst draait, maar wie erbij kan en wat er met je gegevens gebeurt, blijft jouw verantwoordelijkheid. Microsoft noemt dit zelf het model van gedeelde verantwoordelijkheid.
| Onderdeel | Wie is verantwoordelijk? |
|---|---|
| Datacenters, servers en netwerk | Microsoft |
| De applicaties zelf (Outlook, Teams, SharePoint) | Microsoft |
| Je gegevens: e-mail, documenten, bestanden | Jij |
| Gebruikersaccounts aanmaken en verwijderen | Jij |
| Toegangsrechten, MFA en inlogregels | Jij |
| Laptops en telefoons waarmee wordt ingelogd | Jij en Microsoft samen |
Microsoft levert dus een sterk fundament. Maar staat MFA uit, heeft een oud-medewerker nog een actief account of is een map per ongeluk met iedereen gedeeld? Dan beschermt dat fundament je niet.
Wat gaat er mis zonder beheer?
Een onbeheerde omgeving gaat zelden in één keer stuk. Het zijn kleine gaten die zich opstapelen, tot er iemand doorheen glipt.
Accounts zonder extra beveiliging
De meeste inbraken beginnen met een gestolen wachtwoord. Meervoudige verificatie (MFA) verkleint het risico op een overgenomen account met 99,2%, blijkt uit onderzoek van Microsoft. Toch staat MFA in veel omgevingen niet voor iedereen aan, of zijn er uitzonderingen gemaakt die niemand zich nog herinnert.
Instellingen die niemand bijhoudt
Microsoft voegt continu functies toe en past standaardinstellingen aan. Zonder dat iemand die volgt, blijven verouderde instellingen staan, gaan nieuwe beveiligingsopties niet aan en deelt iedereen bestanden op zijn eigen manier.
Gegevens die verdwijnen
Verwijderde bestanden in SharePoint en OneDrive staan 93 dagen in de prullenbak; verwijderde e-mail is standaard 14 dagen terug te halen. Ontdek je een vergissing of aanval later, dan ben je die gegevens kwijt.
Oud-medewerkers die nog toegang hebben
Bij vertrek moet een account worden geblokkeerd, de mailbox overgedragen en de licentie opgezegd. Gebeurt dat niet, dan kan een oud-medewerker nog maanden bij je bedrijfsgegevens.
Licenties die je onnodig betaalt
Accounts van vertrokken collega's en abonnementen die zwaarder zijn dan nodig kosten je elke maand geld. Zonder overzicht valt dat niemand op.
Wat is beheerd Microsoft 365?
Bij beheerd Microsoft 365 neemt een IT-partner de inrichting, beveiliging en het dagelijks onderhoud van je omgeving voor zijn rekening. Je werkt gewoon door; de partner zorgt dat alles technisch klopt.
| Onderdeel | Wat er voor je geregeld wordt |
|---|---|
| Beveiliging | MFA voor iedereen, inlogregels, bescherming tegen phishing en malware |
| Gebruikersbeheer | Accounts aanmaken bij indiensttreding, netjes afsluiten bij vertrek |
| Rechten en structuur | Wie bij welke Teams, SharePoint-sites en mappen kan |
| Back-up | Een aparte kopie van mail en bestanden, langer dan Microsoft zelf bewaart en wel te herstellen na een ransomwareaanval |
| Licenties | Alleen betalen voor wat je gebruikt, met het abonnement dat past bij de gebruiker en organisatie |
| Updates en wijzigingen | Nieuwe functies en instellingen van Microsoft bijhouden en doorvoeren |
| Monitoring | Verdachte inlogpogingen en afwijkingen op tijd signaleren |
| Support | Eén aanspreekpunt dat je omgeving kent, voor vragen en storingen |
Wat levert het je op?
Het grootste voordeel is rust: je weet dat je omgeving veilig is ingericht en dat ook blijft.
- Minder risico. Beveiliging staat goed en wordt bijgehouden als Microsoft iets verandert.
- Aantoonbaar op orde. De AVG verplicht je persoonsgegevens passend te beveiligen. Met beheer kun je laten zien wat je hebt geregeld, ook aan klanten of je verzekeraar.
- Geen verrassingen. Je weet vooraf waar je aan toe bent, in plaats van een onverwachte rekening na een incident.
- Meer uit je abonnement. Je betaalt al voor Teams, SharePoint en OneDrive. Een partner helpt je die ook echt goed te gebruiken.
- Tijd voor je eigen werk. Geen avonden puzzelen in het beheercentrum. Vragen gaan naar iemand die je omgeving kent.
Zo regelt Whats-IT het
Bij Whats-IT leveren we Microsoft 365 alleen beheerd. Dat is een bewuste keuze: alleen als wij het beheer in handen hebben, kunnen we instaan voor de veiligheid van je omgeving.
We richten je omgeving veilig in, houden hem bij en zijn je vaste aanspreekpunt. Zo houd jij tijd over voor je klanten.
Benieuwd hoe jouw Microsoft 365-omgeving ervoor staat? Mail naar info@whats-it.eu of bel 085 015 00 24.
Bronnen
- Gedeelde verantwoordelijkheid in de cloud — Microsoft Learn
- How effective is multifactor authentication at deterring cyberattacks? — Microsoft Research, 2023
- Restore deleted items from the site collection recycle bin — Microsoft Support
- Recoverable Items folder in Exchange Online — Microsoft Learn
Vragen na het lezen?
We denken vrijblijvend met je mee over jouw situatie.
